연차 제도 변경하기: 입사일→회계연도

Intro: 연차유급휴가 관리 방식 전환의 필요성

다수의 기업이 회계연도 기준으로 직원의 연차 휴가를 관리하는 이유는 무엇일까요? 기업의 규모가 커지고, 직원 수가 늘어날수록 개인별 입사일 기준 연차 휴가 관리의 행정적 부담이 커지기 때문입니다.
회계연도 기준은 모든 근로자의 연차를 통일된 시점에서 관리할 수 있어 기업 운영에 유리한 방식입니다. 나아가 회계연도 기준은 근로기준법상 연차 촉진 제도를 효율적으로 운영할 수 있는 기반이 되기도 합니다.

아래에서 '입사일 기준'과 '회계연도 기준'의 주요 차이점을 살펴보고, 연차 휴가 관리 방식을 회계연도 기준으로 전환하는 구체적인 방법과 유의사항을 안내해 드리겠습니다.

연차휴가 관리 방식: 입사일 기준 및 회계연도 기준

원칙적으로 근로자의 연차 휴가는 근로기준법에 따라 개별 입사일을 기준으로 관리해야 합니다.

직원 수가 늘어날수록 근로자별로 입사일 기준으로 연차를 산정하고 관리하는 데 드는 부담이 가중되며, 연차 촉진 시 입사일에 따른 1·2차 촉진을 연중 지속적으로 진행해야 하는 어려움이 발생합니다. 특히, 인원이 많은 기업에서는 연차 휴가 소멸 시점도 개별 입사일 기준에 따라 각기 달라지기 때문에, 구성원이 한날 한시에 입사한 경우가 아닌 이상 현실적으로 연차 촉진 제도를 활용하기는 사실상 어렵습니다.

같은 맥락에서 고용노동부는 노무관리의 편의상 단체협약, 취업규칙 등을 통해 특정 날짜(예: 1월 1일)를 기준으로 모든 근로자의 연차를 일괄하여 관리하는 것(회계연도 방식)도 가능하다는 입장입니다.

회계연도 기준 방식으로 연차 휴가를 관리할 경우, 연차 사용 기한을 회계연도 말일(예: 12월 31일)로 통일할 수 있어 일괄적으로 관리할 수 있으며, 법률에 따른 연차 촉진 제도를 효과적으로 운영할 수 있습니다.

그러나, 회계연도 기준으로 변경하는 과정에서 기존의 입사일 기준 관리방식과 충돌이 발생할 수 있습니다. 이에 따라 법 위반 사항 없이 연차 휴가 관리 방식을 전환하기 위해서는 신중하고 세심한 접근이 필요합니다.

회계연도 기준으로 연차 제도를 전환하는 방법

사전준비: 취업규칙 근거 조항 마련

고용노동부 행정해석에 따라 회계연도 기준 연차 휴가 관리 방식을 도입하기 위해서는 단체협약 또는 취업규칙에 근거 규정을 마련해야 합니다. 종전 취업규칙에 회계연도 기준 연차 관리에 대한 내용이 이미 포함된 경우, 추가 개정은 필요하지 않으나, 관련 내용이 없는 경우 "회사는 직원의 입사일과 무관하게 회계연도를 기준으로 연차유급휴가를 부여할 수 있다"라는 내용을 취업규칙에 포함시켜야 합니다.

입사일 기준에서 회계연도 기준으로 연차휴가 관리 방식을 변경하더라도 당초 입사일 기준과 비교할 때 근로자에게 불이익이 없도록 해야 하므로, 관리 방식의 변경에 관한 사항을 취업규칙에 추가하는 것을 취업규칙 불이익 변경으로 보기는 어렵습니다. 따라서 근로자 의견 청취 절차를 거쳐 취업규칙을 변경할 수 있겠으나, 분쟁의 소지를 줄이기 위해 과반수 동의를 받아 개정하실 것을 권장합니다.

나아가 근로자의 퇴직 시점에 입사일 기준과 회계연도 기준을 비교하여 과지급된 연차 휴가를 정산하기 위해서는 반드시 취업규칙 근거 조항이 필요합니다. 이러한 근거 조항이 없는 경우, 근로자에게 보다 유리한 회계연도 기준 연차휴가를 모두 부여해야 한다는 것이 고용노동부 입장이므로, 취업규칙 변경 시 반드시 "직원이 퇴직하는 경우 근로기준법에 따른 입사일 기준으로 기 발생된 연차휴가를 재정산한다. 이때, 근로기준법에 따른 입사일보다 상회하여 부과한 연차일수는 퇴직 시 금전으로 보상하지 아니한다."라는 내용을 포함시킬 필요가 있습니다.

연차 관리 방식 전환 방법(2025. 1. 1. 전환 기준)

2025. 1. 1. 기준 1년 미만 재직자(2024년 중도 입사자)

A) 신입 월차 부여

근로기준법 제60조 제2항에 따라, 재직기간이 1년 미만인 근로자가 1개월 개근 시마다 발생하는 연차(신입 월차) 총 11개는 입사일부터 1년 동안 모두 부여해야 합니다.

B) 비례 연차 부여

2024년 근속 기간(입사일 ~ 2024. 12. 31)에 따라 비례 계산된 연차 휴가를 2025년 1월 1일에 부여합니다.

2025. 1. 1. 기준 1년 이상 재직자(2024년 이전 입사자)

A) 비례 연차 부여

2024년도 최종 연차 발생일(각 근로자의 입사일에 따라 상이)로부터 2024년 말까지의 근속 기간에 비례한 연차 휴가를 2025년 1월 1일에 부여합니다.

B) 24년 도중 발생한 연차 처리 방안

각 근로자의 입사일에 따라 2024년 도중에 발생한 연차 휴가를 처리하는 방안은 다음 세 가지로 나뉩니다:

1. 연차수당으로 정산하여 ‘미리 털기’

2024년 12월 31일 기준으로 2024년 도중 발생한 연차 휴가 중 사용하지 않은 휴가를 미사용수당으로 정산하는 방법입니다.
이 방법은 관리 효율성을 높이는 장점이 있으나, 근로자의 사용 기한이 남아있는 연차 휴가 청구권을 부당하게 박탈할 위험이 있습니다. 따라서 수당 정산을 진행하기 전, “관리 편의상 선지급에 해당하며, 근로자 개인의 휴가 사용권을 박탈하지 않는다”는 내용을 포함한 당사자 동의를 확보해야 합니다.

2. 개인별 입사일을 기준으로 ‘사용기한 유지’

이 방법은 개별 근로자의 입사일에 따라 2024년 도중 발생한 연차 휴가의 사용 기한을 당초 입사일 기준 기한(2025년 도중)까지 유지하는 방식입니다. 근로자의 연차 휴가 사용권을 충분히 보장한다는 장점이 있으나, 2025년도 연차 사용 기한을 근로자별로 관리해야 하므로 관리의 복잡성이 증가하며, 2026년 1월 1일부터 회계연도 기준 연차 휴가의 일괄 관리가 가능해진다는 한계가 있습니다.

3. 25년도 말까지 사용기한 ‘이월하기’

'사용기한 유지' 방식의 복잡성을 완화하면서도 근로자의 휴가 청구권을 보장하기 위해, 근로자의 동의를 받아 2024년 도중 발생한 연차 휴가 사용 기한을 2025년 말까지 이월하는 방법입니다. 각 근로자별로 상이한 사용기한을 일괄로 이월하여 25년 말까지 사용하도록 할 수 있다는 점에서 관리상 이점이 있으나, 2025년 말까지 이월된 연차 휴가 중 미사용분이 발생하면 이를 수당으로 정산해 지급해야 하며, 이때 연봉 협상 등으로 인해 근로자의 임금이 상승한 경우 상승된 임금을 기준으로 미사용수당을 정산해야 하므로 불측의 추가 비용이 발생할 수 있습니다.

성공적인 전환을 위한 유의사항

1. ‘미리 털기’ 방식

2024년 도중 발생한 연차 중 사용하지 않은 휴가를 2024년 12월 31일 시점에 수당으로 정산하는 경우, 근로자의 휴가 사용권이 박탈되지 않도록 주의해야 합니다. 2024년 12월 31일에 연차 수당을 정산해 지급하였더라도, 당초 사용기한 내에 근로자가 연차 휴가를 청구할 경우 반드시 해당 연차 휴가를 부여해야 합니다. 단, 이 경우 기 지급된 수당은 급여에서 공제할 수 있습니다.

2. ‘이월하기’ 방식

연차 휴가 사용 기한을 법정 기간보다 연장하여 이월시키는 경우, 반드시 근로자의 개별 동의를 확보해야 합니다. 또한, 이월된 연차 휴가는 근로기준법 제61조에 따른 연차 촉진의 대상이 되지 않습니다. 즉, 촉진이 불가하며, 이월된 연차 중 미사용분에 대해서는 반드시 수당으로 보상해야 합니다.

3. 취업규칙 상 “입사일 기준 재정산” 문구 삽입

추후 근로자 퇴직 시 입사일 기준보다 과지급된 연차를 정산하여 과지급된 연차 휴가 중 미사용분 보상 의무를 부담하지 않기 위해서는 반드시 취업규칙 상에 "입사일 기준 재정산"의 근거 규정을 마련해야 합니다.

마치며

기업의 규모가 커질수록 체계적인 연차휴가 관리를 위해 회계연도 기준 도입이 필수적입니다. 특히, 연차휴가 사용 촉진을 통한 비용 절감을 도모하고자 한다면, 회계연도 기준 도입이 더욱 효과적인 방식임은 자명합니다. 이 글이 제시한 방법과 유의사항을 참고하여 연차휴가 관리 방식을 성공적으로 전환하시기를 바랍니다.

[연차 제도 변경 체크리스트]
1.취업규칙 상 ‘퇴직 시 입사일 기준 재정산’ 문구 삽입
2. ‘이월하기’ 시 이월된 연차휴가는 연차촉진의 대상이 되지 않음(촉진 불가)
3. ‘이월하기’ 시 미사용연차수당 지급 기준 인상으로 인한 불측 비용 발생 주의
4.‘이월하기’ 시 반드시 개별 근로자의 동의를 얻어야 함(연차이월동의서)
5. ‘미리 털기’ 시 직원의 휴가 사용권을 박탈하지 않아야 함(정산 시 개별 합의)
6. 취업규칙 상 “회계연도 기준 연차휴가 관리” 문구 삽입

대표 공인노무사 양희리